Une bonne préparation de vos documents fait gagner du temps à tout le monde et améliore la qualité de la traduction.
Voici quelques réflexes simples à adopter avant de contacter un traducteur assermenté.
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Vérifier la complétude et la lisibilité des documents
Avant tout, il est important de :
- vérifier que toutes les pages sont présentes ;
- s’assurer que les documents sont lisibles (pas de scan flou, pas de marge coupée) ;
- éviter d’envoyer des photos partiellement tronquées ou sombres.
Une copie incomplète ou illisible ralentit la traduction et peut conduire à des erreurs ou à des demandes de compléments.
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Identifier clairement l’usage du document
Le traducteur assermenté doit savoir :
- à quoi sert le document (immigration, justice, banque, notariat, études, etc.) ;
- dans quel pays et devant quelle autorité il sera utilisé.
Ces informations lui permettent d’adapter la terminologie, de vérifier si une traduction assermentée est nécessaire et de respecter les éventuelles exigences de forme.
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Rassembler les documents d’un même dossier
Pour un dossier donné (divorce, succession, installation, création de société, etc.), il est préférable de :
- lister tous les documents demandés ;
- regrouper ceux qui devront être traduits ;
- éviter les envois épars sans contexte.
Cela permet au traducteur de garder une cohérence terminologique sur l’ensemble du dossier et de proposer un calendrier réaliste.
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Indiquer vos contraintes de délai… sans attendre la veille
Il est essentiel de communiquer vos échéances :
- date limite de dépôt ;
- date prévue de signature ;
- rendez‑vous avec une administration ou une banque.
Le traducteur assermenté peut ainsi organiser son travail, prioriser certains documents et vous indiquer ce qui est réaliste dans le temps imparti.
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Fournir, si possible, des éléments de contexte ou de terminologie
Pour certains documents (contrats, statuts, rapports, documents corporate), il peut être utile de transmettre :
- des documents similaires déjà traduits,
- un glossaire interne,
- ou des consignes terminologiques particulières.
Cela aide le traducteur à rester aligné sur votre vocabulaire, tout en respectant le cadre légal et administratif du pays destinataire.
Traduction libre vs traduction assermentée : exemples concrets de cas limites
On me demande souvent : “Est‑ce que je suis obligée d’avoir une traduction assermentée, ou une traduction simple suffit ?”.
La réponse dépend du type de document et de l’usage qui en sera fait.
- Quand la traduction libre peut suffire
La traduction libre (non assermentée) peut être suffisante lorsque :
- le document est utilisé en interne dans une entreprise (comprendre un contrat, une correspondance, une note) ;
- il s’agit d’une version de confort pour une partie qui ne parle pas la langue originale ;
- l’organisme destinataire demande seulement “une traduction” sans mention d’assermentation.
Exemples :
- un contrat de prestation utilisé uniquement entre deux sociétés, sans dépôt auprès d’une autorité ;
- un dossier de présentation, une brochure, un document marketing ;
- un rapport à des fins d’information interne.
- Quand la traduction assermentée est indispensable
La traduction assermentée est en pratique indispensable pour des documents :
- produits devant une administration, un tribunal, un notaire, une banque ou un consulat ;
- qui servent de preuve ou de justificatif officiel (actes d’état civil, jugements, contrats de vente, dossiers de séjour, etc.).
Exemples :
- acte de naissance pour une demande de carte de séjour ;
- jugement de divorce pour une procédure à l’étranger ;
- acte de vente immobilier présenté à un notaire ou à une banque ;
- relevés bancaires ou attestations destinés à un consulat dans le cadre d’un visa.
- Cas limites fréquents
Certains cas sont plus ambigus, par exemple :
- Contrat de travail
Utilisé en interne : une traduction libre peut suffire.
Utilisé pour un dossier d’immigration, de banque ou de litige : une traduction assermentée sera généralement préférable.
- Relevés bancaires
Pour une simple compréhension personnelle : traduction libre.
Pour un visa, une procédure de régularisation, un dossier bancaire sensible : traduction assermentée souvent exigée.
- Documents scolaires (bulletins, diplômes)
Certains établissements acceptent une traduction libre, d’autres exigent une traduction assermentée. Il faut vérifier les consignes de l’école ou de l’université.
- Comment trancher entre libre et assermenté ?
Le bon réflexe consiste à se poser trois questions :
- Qui reçoit le document ? (particulier, entreprise, administration, tribunal, banque, notaire, consulat)
- Le document a‑t‑il une portée officielle ou probatoire ? (preuve, justificatif, pièce de procédure…)
- Une exigence écrite de “traduction assermentée” ou “certifiée” est‑elle mentionnée ?
En cas de doute, il est souvent plus sûr de :
- demander à l’autorité destinataire ;
- ou solliciter l’avis du traducteur assermenté, qui a l’habitude de ce type de situations.
MTraduction peut vous aider à faire ce tri document par document, en vous indiquant quand une traduction libre est suffisante et quand il vaut mieux sécuriser le dossier avec une traduction assermentée.
